Fikirden Gerçeğe: Akademik Buluşmalarınız İçin Kusursuz Çözüm Ortaklığı
Ulusal veya uluslararası çapta bir kongre, sempozyum veya konferans düzenlemek; sadece akademik bir vizyon değil, aynı zamanda karmaşık ve çok katmanlı bir operasyonel süreç gerektirir. Düzenleme kurulu olarak sizin önceliğiniz bilimsel programın kalitesi ve katılımcıların akademik tatmini olmalıdır; lojistik detayların yükü değil.
Edit Akademik olarak, bilimsel etkinliklerinizin planlama aşamasından kapanış oturumuna, hatta sonrasındaki yayın süreçlerine kadar tüm aşamalarını profesyonel bir titizlikle yönetiyoruz. Amacımız, ev sahibi kurumun prestijini artıran, sorunsuz ve akılda kalıcı organizasyonlara imza atmaktır.
Hizmetlerimizi, bir akademik etkinliğin üç temel ayağını kapsayacak şekilde bütüncül olarak sunuyoruz:
1. Stratejik Planlama ve Tanıtım Yönetimi
Etkinliğinizin başarısı, doğru planlama ve etkili duyuru ile başlar.
Bütçe ve Kaynak Yönetimi: Gerçekçi gelir-gider tablolarının oluşturulması, sponsorluk dosyalarının hazırlanması ve finansal süreç takibi.
Mekan Temini ve Yönetimi: Etkinlik ölçeğine uygun kongre merkezi, otel veya üniversite salonlarının belirlenmesi; teknik altyapı (ses, ışık, görüntü sistemleri) ihtiyaçlarının planlanması.
Kurumsal Kimlik ve Web Sitesi: Etkinliğe özel logo, afiş ve duyuru görsellerinin tasarlanması; online kayıt ve bildiri gönderim sistemine sahip, mobil uyumlu kongre web sitesinin kurulması.
Tanıtım ve Duyuru: Hedef kitleye yönelik e-posta gönderimleri, sosyal medya yönetimi ve ilgili akademik platformlarda etkinliğin duyurulması.
2. Operasyonel Lojistik ve Katılımcı Deneyimi
Misafirlerinizin konforu, etkinliğin kalitesini belirler.
Kayıt ve Konaklama Yönetimi (Registration & Accommodation): Katılımcı kayıtlarının alınması, konaklama taleplerinin yönetilmesi ve otel rezervasyonlarının organize edilmesi.
Ulaşım ve Transfer Hizmetleri: Davetli konuşmacıların uçak biletlerinden, katılımcıların havalimanı-otel-kongre merkezi arasındaki transferlerine kadar tüm ulaşım ağının koordine edilmesi.
İkram ve Gala Yönetimi (Catering): Kahve molaları, öğle yemekleri, açılış kokteylleri ve gala yemekleri için menü planlaması ve kaliteli hizmetin sağlanması.
Saha Operasyonu ve Destek: Etkinlik süresince kayıt masası yönetimi, salon görevlileri ve teknik destek ekibi ile kesintisiz saha operasyonu.
3. Akademik İçerik ve Yayın Yönetimi
Bilimsel çıktının kalıcı hale getirilmesi bizim uzmanlık alanımızdır.
Bildiri Yönetim Sistemi: Özet ve tam metin bildirilerin online sistem üzerinden toplanması, hakem değerlendirme sürecinin teknik takibi.
Bilimsel Program Kitapçığı: Oturum planlarının yapılması ve detaylı kongre program kitapçığının (basılı/dijital) hazırlanması.
Bildiri Kitapları (Proceedings): Kongre sonrasında, ISBN’li Bildiri Özet Kitabı ve Tam Metin Bildiri Kitabı’nın editoryal süreçlerinin tamamlanarak matbu veya e-kitap formatında yayınlanması.
Neden Biz? Sadece bir “organizasyon şirketi” değiliz; akademik süreçlerin hassasiyetini ve dinamiklerini bilen bir çözüm ortağıyız. Siz bilimsel içeriğe odaklanın, sahne arkasındaki tüm detayları biz kusursuzca yönetelim.
Etkinliğinizin ölçeği ne olursa olsun, vizyonunuzu hayata geçirmek için hazırız. Projenizi detaylandırmak için lütfen bizimle iletişime geçin.